Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § mukainen rekisteriseloste

Laadittu: 12.4.2025
Viimeisin muutos: 21.10.2025

1 Rekisterin nimi

Relletin-Tuomiojan Metsästysseura ry:n jäsenrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: Relletin-Tuomiojan Metsästysseura ry
Y-tunnus: 0924798-2
Verkkosivut:https://relletintuomiojanmetsastysseura.fi/

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Rekisterin ylläpidosta vastaa seuran sihteeri

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n edellyttämät henkilötiedot sekä yhdistyksen toiminnan hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Tietoja käytetään jäsenasioiden hoitamiseen, jäsentiedottamiseen ja laskutukseen. Tiedoista voidaan laatia tilastoja siten, ettei yksittäistä jäsentä voida tunnistaa.

3.1 Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille muutoin kuin kohdassa 6 kuvatuissa tilanteissa. Jäsenten yhteystietoja (esim. sähköpostiosoitteet) voidaan luovuttaa johtokunnan jäsenille yhdistyksen sisäistä tiedottamista varten. Hallituksen jäsenten yhteystiedot voidaan julkaista seuran verkkosivuilla kyseisten henkilöiden suostumuksella yhteydenottojen helpottamiseksi.

4 Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot (vastaavat jäsenrekisteritaulukon sarakkeita):

Perustiedot

• Nimi
• Jäsenlaji (esim. varsinainen jäsen, maanomistajajäsen, koejäsen, vuosikortti tms.)
• Suomen metäsätäjäliiton seurajäsen (kyllä/ei)
• Suomen metäsätäjäliiton Jäsennumero
• Hirviseurueen jäsen (kyllä/ei)

Yhteystiedot

• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Osoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka

Jäsenyyteen ja maksuihin liittyvät tiedot

• Jäsenmaksut (vuosittainen maksuluokka/suoritusmerkinnät)
• Muistiinpanot (esim. jäsenyys kirjattu maanvuokrasopimukseen, luottamustehtävät seurassa ja seuran jaostoissa)

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti jäseneltä itseltään (jäsenhakemus, sähköinen lomake, sähköposti) sekä jäsenyyden aikana syntyvistä asiointitapahtumista (esim. laskutus, yhteydenotot).

6 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa tai yksittäistapauksessa yhdistyksen oikeutetun edun perusteella (esim. turvallisuus- tai vahingonkorvausasiat), tapauskohtaisesti arvioiden. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin tai muuhun kaupalliseen käyttöön.

7 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: säilytetään lukituissa tiloissa; hävitettävä aineisto tuhotaan tietoturvallisesti.
Sähköinen aineisto: pääsy on rajattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin; käyttöoikeudet myönnetään tehtävien mukaan (minimiperiaate). Laitteet, varmuuskopiot ja tietoliikenne on suojattu tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin keinoin.

9 Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Jäsenellä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti seuran sihteerille. Pyynnön yhteydessä on yksilöitävä vähintään nimi ja yhteystiedot. Henkilöllisyys varmistetaan kohtuullisella tavalla.

10 Oikeus tietojen oikaisemiseen ja täydentämiseen

Jäsenellä on oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista tai poistamista. Pyyntö osoitetaan seuran sihteerille, ja siitä tulee käydä ilmi, mitä tietoa vaatimus koskee ja millä perusteella. Rekisterinpitäjä oikaisee tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

11 Kielto-oikeus, suostumuksen peruuttaminen ja käsittelyn rajoittaminen

Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen (esim. yhteystietojen julkaisu verkkosivuilla), suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä seuran sihteeriin. Jäsenellä on oikeus vastustaa tietojensa käyttöä sisäisissä viestintä- ja jakelulistoissa, jolloin viestintätavat sovitaan erikseen.

12 Tietojen säilytysajat

• Jäsenen perus- ja jäsenyystietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja enintään 2 vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen, ellei pidempi säilytys ole tarpeen yhdistyksen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamiseksi (esim. riita-asiat).
• Laskutukseen liittyviä tositteita säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämät määräajat.
• Verkkosivuilla julkaistut yhteystiedot poistetaan viipymättä, kun tehtävä päättyy tai suostumus perutaan.

13 Rekisterin tekninen sijainti ja käytetyt järjestelmät

Jäsenrekisteri: Google Drive -palvelussa ylläpidettävä taulukko (Google Sheets/Excel).

• Pääsy on rajattu vain tehtäviensä puolesta oikeutetuille yhdistyksen nimenkirjoitusoikeudellisille toimihenkilöille (minimiperiaate).
• Pääsy hallitaan Google-tilipohjaisilla käyttöoikeuksilla (jaettujen kansioiden/asiakirjojen käyttöoikeudet), ja käyttöä valvotaan yhdistyksen hallituksen päätöksin.

Verkkosivujen yhteystiedot: Planeetta Internet Oy / Domainhotelli -palvelimilla (julkaistaan vain erillisellä suostumuksella).

14 Rekisteriin liittyvät yhteydenotot

Kaikki rekisteriä koskevat pyynnöt (tarkastus, oikaisu, suostumuksen peruutus, käsittelyn rajoittaminen) pyydetään osoittamaan seuran sihteerille sähköpostitse tai kirjallisesti. Yhteystiedot ovat verkkosivuilla kohdassa Yhteystiedot.