Seurassa päätösvalta kuuluu jäsenille. Hallitus valmistelee asiat kokouksiin, toimeenpanee tehdyt päätökset ja toimihenkilöt varmistavat arjen sujumisen. Vuosittaiset kokoukset linjaavat toiminnan suunnan seuraavalle kaudelle.

Kuka päättää?

Ylin päätösvalta on jäsenillä. He käyttävät sitä seuran kokouksissa. Kokouksissa käsitellään mm. toiminnan ja talouden suuret linjat, valitaan toimihenkilöitä ja päätetään jäsenasioista.

Seurassa pidetään vuosittain kaksi varsinaista kokousta:

• Vuosikokous (talvikaudella) on seuran “tili- ja henkilövaihtokokous”. Siellä mm. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja erovuorossa olevat jäsenet, käsitellään edellisen vuoden asiat ja päätetään tulevan vuoden päälinjoista.
• Kesäkokous täydentää päätöksentekoa metsästyskauden käytännön järjestelyjen osalta.

Päätökset tehdään seuran sääntöjen mukaisesti. Kokous ratkaisee asiat esittelyn ja keskustelun pohjalta ja hallitus vastaa päätösten toimeenpanosta. Tasapuolisuuden varmistamiseksi asiat valmistellaan huolellisesti ja tuodaan kokouksen käsiteltäväksi selkeästi jäsenneltyinä vaihtoehtoina.

Ylimääräinen kokous voidaan kutsua koolle, jos tarve sitä varten ilmenee sääntöjen edellyttämällä tavalla.

Jäsenen vaikutusmahdollisuudet

Jäsenet vaikuttavat osallistumalla kokouksiin, tekemällä aloitteita ja keskustelemalla hallituksen kanssa. Äänioikeus on sääntöjen mukaan varsinaisilla jäsenillä ja maanomistajajäsenillä, kun jäsenvelvoitteet on hoidettu kokoukseen mennessä. Koejäsenillä ei ole äänioikeutta.

Aloitteet kannattaa toimittaa kirjallisesti hallitukselle. Jotta asia voidaan valmistella ja sisällyttää esityslistalle, lähetä ehdotus hyvissä ajoin ennen kokouskutsun julkaisemista, vähintään 3 viikkoa ennen kokousta. Kirjoita lyhyesti, mitä esitetään, miksi ja miten asia liittyy seuran toimintaan. Hallitus valmistelee aloitteet ja tuo ne päätettäviksi vuosikokoukseen tai kesäkokoukseen asian luonteesta riippuen.

Hallitus

Hallitus johtaa seuran juoksevaa toimintaa, valmistelee kokoukset ja toimeenpanee niiden päätökset.

Hallituksen kokoonpano ja toimikaudet:

• Puheenjohtaja valitaan yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan. Sama henkilö voidaan valita enintään kuudeksi (6) peräkkäiseksi toimikaudeksi.
• Hallituksen jäsenet (6), joista kukin valitaan kolmeksi (3) vuodeksi. Heistä on erovuorossa vuosittain kaksi (2).
• Maanomistajajäsenten edustajat (2) valitaan vuosittain. Heidän jäsenyydelleen ei aseteta määräaikaa.
• Jos hallituksen jäsen estyy kesken toimikauden, seuran kokous voi valita tilalle uuden jäsenen jäljellä olevaksi ajaksi.

Maanomistajajäsenten edustajat ovat hallituksessa täysimääräisiä jäseniä. Heillä on samat oikeudet ja velvollisuudet, sama päätösvalta sekä sama vastuu kuin muillakin hallituksen jäsenillä. He tuovat päätöksentekoon maanomistajien näkökulman ja valvovat maanomistajien etua käytännössä Tämä tarkoittaa erityisesti vuokrasuhteiden ja sopimusehtojen seurantaa, vahinkojen ja häiriöiden ennaltaehkäisyä sekä sujuvaa yhteydenpitoa maanomistajiin. Edustajat toimivat sillanrakentajina seuran ja maanomistajien välillä, vahvistavat luottamusta ja varmistavat, että seuran toiminta on kestävää, vastuullista ja pitkällä aikavälillä kaikkien osapuolten etua palvelevaa.

Järjestäytyminen

Hallitus valitsee täysi-ikäisten jäsentensä keskuudesta varapuheenjohtajan, sihteerin ja taloudenhoitajan. Sihteeri ja taloudenhoitaja voidaan tarvittaessa valita myös hallituksen ulkopuolelta.

Kokoontuminen ja päätösvaltaisuus: Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtajan kutsusta. Kokous pidetään, kun tämä katsoo sen tarpeelliseksi tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii. Hallitus on päätösvaltainen kun puolet hallituksen jäsenistä osallistuu kokoukseen.

Nimenkirjoitusoikeus: Seuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai taloudenhoitaja, jokainen erikseen. Hallitus voi myös valtuuttaa muun oikeustoimikelpoisen henkilön nimenkirjoittajaksi, esimerkiksi metsästysvuokrasopimusten tekemistä varten.

Hallituksen tehtävät

Hallitus vastaa sääntöjen edellyttämänä muun muassa näistä asioista:

• toimia ylimpänä toimeenpanevana ja valvovana elimenä niin, että toiminta toteutuu suunnitelmien mukaisesti
• vastata seuran toiminnasta lakien ja asetusten mukaisesti
• suunnitella ja kehittää seuran kokonaistoimintaa sekä johtaa toimintaa seuran tarkoituksen ja tavoitteiden mukaisesti
• vahvistaa tehtävänjako ja valita tarvittavat jaostot ja työryhmät
• vastata seuran ulkopuolelle suuntautuvasta toiminnasta
• huolehtia jäsenliittojen ja piirien seuralle asettamista velvoitteista
• nimetä edustajat piirin kokouksiin, jollei vuosikokous ole asiasta päättänyt
• huolehtia seuran kokousten antamista velvoitteista
• pitää jäsenluetteloa
• hoitaa huolellisesti seuran taloutta ja omaisuutta
• hoitaa seuran tiedotustoimintaa
• valita ja tarvittaessa erottaa seuran toimihenkilöt
• päättää huomionosoitusten myöntämisestä sekä tekee tarvittaessa esityksiä muista huomionosoituksista
• tehdä metsästysvuokra- ja muut metsästysalueiden käyttöä koskevat sopimukset
• päättää seuran sisäisistä kurinpitotoimista siltä osin kuin säännöissä määrätään
• ryhtyä kaikkiin toimenpiteisiin, joita seuran etu vaatii

Hallitus huolehtii valmistelusta, toimeenpanosta ja edustamisesta.
Valmisteluun kuuluu asiallisten esitysten laatiminen ja taustoitus.
Toimeenpano kattaa päätösten käytännön toteutuksen, sopimukset ja viestinnän. Edustaminen tarkoittaa yhteydenpitoa viranomaisiin, maanomistajiin ja yhteistyötahoihin.

Toimihenkilöt

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja toimii seuran keulakuvana ja johtaa päätöksentekoa. Hän vastaa siitä, että asiat valmistellaan selkeästi, kokoukset etenevät asiallisesti ja tehdyt päätökset kirjataan ymmärrettävästi ja toteutetaan hallituksen toimesta. Tehtävä edellyttää kokoustekniikan hallintaa, sääntöjen tuntemusta, rakentavaa viestintää sekä toimivia suhteita maanomistajiin ja muihin sidosryhmiin.

Keskeiset vastuut:

• Kokousten johtaminen: kutsuu hallituksen koolle, ohjaa käsittelyä ja varmistaa päätösjärjestyksen sekä esteellisyyksien asianmukaisen käsittelyn.
• Esityslistat ja valmistelu: huolehtii, että esityslistat ja taustatiedot ovat selkeitä ja että asiat ovat päätettävissä.
• Päätösten kirjaaminen ja toimeenpano: varmistaa yhdessä sihteerin kanssa, että päätökset kirjataan täsmällisesti ja että hallitus panee ne käytäntöön.
• Edustaminen ja sidosryhmät: toimii seuran edustajana ja ylläpitää toimivat suhteet viranomaisiin, maanomistajiin ja yhteistyötahoihin.

Sihteeri

Sihteeri on seuran käytännön toiminnanjohtaja, joka huolehtii, että päätöksenteko sujuu ja päätökset siirtyvät arkeen. Hän vastaa kokousasiakirjoista, arkistosta ja jäsenluettelosta sekä koordinoi seuran viestintää puheenjohtajan kanssa.

Keskeiset vastuut:

• Kokousvalmistelut: laatii ja lähettää kokouskutsut, valmistelee esityslistat puheenjohtajan kanssa, huolehtii liitteistä ja esittelyteksteistä, sekä tekee kokousten pöytäkirjat.
• Päätösten toimeenpanon seuranta: kirjaa päätökset selkeästi, jakaa vastuut ja seuraa määräaikoja; tiedottaa hallitusta etenemisestä.
• Arkisto ja jäsenluettelo: ylläpitää seuran arkistoa, sopimus- ja päätösasiakirjoja sekä ajan tasalla olevaa jäsenluetteloa.
• Sopimusasiakirjat: valmistelee ja tallettaa sopimukset (esim. metsästysvuokrat) tai toimittaa ne nimetylle vastuuhenkilölle.
• Viestintä: koordinoi sisäistä tiedotusta jäsenille ja ulkoista viestintää sidosryhmille puheenjohtajan ohjauksessa; huolehtii, että oleelliset päätökset ja ohjeet tavoittavat jäsenistön.
• Vuosittaiset asiakirjat: valmistelee luonnokset toimintasuunnitelmasta ja -kertomuksesta hallitukselle ja seuran kokoukselle.
• Aikataulut ja muistilistat: ylläpitää vuosikelloa, jotta määräajat (kutsut, raportit, sopimusten uusinnat) eivät pääse yllättämään.

Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja vastaa seuran päivittäisestä taloushallinnosta ja varmistaa, että kirjanpito, maksuliikenne ja tilinpäätös hoidetaan asianmukaisesti. Tehtävässä noudatetaan hyvää kirjanpitotapaa, ja hallituksella on jatkuvasti ajantasainen näkemys seuran taloudesta.

Keskeiset vastuut:

• Maksuliikenne: hoitaa saapuvien ja lähtevien maksujen käsittelyn ajallaan ja ylläpitää maksuihin liittyviä seurantataulukoita.
• Kirjanpito ja tositteet: kirjaa tapahtumat säännöllisesti, säilyttää tositteet asianmukaisesti ja varmistaa, että kirjaukset ovat täsmällisiä ja jäljitettävissä.
• Tilinpäätös: laatii tilinpäätöksen hallituksen käyttöön ja toimittaa tarkastusta varten tarvittavat aineistot sovitussa aikataulussa.
• Raportointi hallitukselle: tuottaa selkeät väliraportit (tulo–meno, kassatilanne, mahdolliset poikkeamat talousarvioon) ja esittelee ne kokouksissa.
• Budjetin tuki: osallistuu talousarvion valmisteluun ja seuraa sen toteumaa yhdessä hallituksen kanssa.
• Jäsenmaksujen seuranta: valvoo jäsenmaksujen kertymistä ja toimittaa tarvittavat tiedot sihteerille/jäsenrekisteriin.
• Sopimusten ja varojen hallinta: huolehtii pankkiyhteyksistä, tilien ja maksuvälineiden käytännön hallinnasta sekä talousasiakirjojen arkistoinnista.
• Tarkastusyhteistyö: kokoaa ja luovuttaa tilin-/toiminnantarkastukselle tarvittavat aineistot ja vastaa tarkentaviin kysymyksiin.

Hallituksen määrittämät käytännön menettelyt (esimerkiksi maksujen hyväksymiskäytännöt ja käyttöoikeudet) ohjaavat taloudenhoitajan työtä. Tavoitteena on läpinäkyvä, ajantasainen ja hyvin dokumentoitu taloudenpito, joka tukee seuran päätöksentekoa.

Tarkastus ja tilikausi

Tilien ja hallinnon tarkastus tehdään vuosittain. Seuran kokous valitsee tilin- tai toiminnantarkastajat sekä heidän varahenkilönsä sääntöjen mukaisesti, ja tarkastuslausunto käsitellään vuosikokouksessa.

Pääsääntöisesti seurassa käytetään toiminnantarkastusta. Yhdistyslain mukaan toiminnantarkastus korvaa maallikkotilintarkastuksen pienissä yhdistyksissä, ja metsästysseurat kuuluvat tavallisesti tähän ryhmään. Sääntöjen maininta “tilintarkastajasta ja varatilintarkastajasta” tulkitaan tällöin toiminnantarkastajaksi ja varahenkilöksi.

Tilintarkastaja (HT/KHT) on valittava vain, jos seuran toiminnassa täyttyy vähintään kaksi seuraavista raja-arvoista:

• taseen loppusumma yli 100 000 €,
• liikevaihto tai vastaava tuotto yli 200 000 €,
• palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä.

Toiminnantarkastaja tarkastaa seuran talouden ja hallinnon toiminnan edellyttämässä laajuudessa ja antaa kirjallisen toiminnantarkastuskertomuksen vuosikokoukselle. Toiminnantarkastajaksi voidaan valita luonnollinen henkilö. Tilintarkastajan ollessa tarpeen noudatetaan tilintarkastuslakia, ja lausunnon antaa HT- tai KHT-tilintarkastaja.

Jaokset, toimikunnat ja työryhmät

Seura jakaa käytännön tekemistä jaoksille, toimikunnille ja tarvittaessa määräaikaisille työryhmille. Ne toimivat hallituksen alaisina, saavat selkeän tehtävän ja raportoivat työstään hallitukselle. Toimikunnat hoitavat pidempikestoisia kehitys- ja seurantatehtäviä, kun taas työryhmät perustetaan määräaikaisesti yksittäiseen projektiin, kuten remonttiin tai tapahtumaan ja puretaan, kun tehtävä on valmis.

Seurassa toimivat seuraavat jaokset:

• Hirvijaosto: Jaosto keskittyy hirvenmetsästykseen ja vastaa metsästyksen suunnittelusta sekä toteutuksesta.
• Riistanhoitojaosto: vastaa riistanhoitotöistä ja elinympäristöjen parantamisesta.
• Ampumajaosto: vastaa yhteisistä ampumaharjoituksista.
• Kiinteistönhoitojaosto: vastaa seuran rakennusten ja kaluston kunnossapidosta. Talvikaudella jaosto hoitaa myös pihan ja tieyhteyksien auraukset
• Viestintäjaosto: vastaa jäsenviestinnästä ja seuran verkkosivuista sekä tapahtumien kuvaamisesta ja dokumentoinnista.

Kysyttävää hallinnosta tai päätöksenteosta?

Ota yhteys sihteeriin tai muuhun toimihenkilöön. Autamme mielellämme ja ohjaamme asian eteenpäin oikealle henkilölle.